Archivierung

Die revisionssichere Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance. Sie gehört zu den Kernaspekten des Enterprise Content Managements. Für die Zukunfts- und Investitions- sicherheit eines Dokumentenmanagement-Systems ist diese Funktionalität unabdingbar.

Compliance - Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung  

Grundsätzlich besteht für Unternehmen, die elektronische Daten erzeugen oder empfangen, die Pflicht zur Einhaltung der Compliance - der Vorschriften für Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Datenschutz. Geregelt wird die Compliance durch verschiedene EU-Richtlinien und nationale Gesetze.

Hierzu gehören beispielsweise die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die seit dem 1. Januar 2002 die Archivierungspflicht für solche Unternehmen vorschreiben, die steuerlich relevante Unterlagen versenden oder empfangen. Weitere Vorschriften sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltungssysteme (GoBS) definiert.

Archivierung mit Microsoft SharePoint 

Durch die Nutzung von Microsoft SharePoint in Verbindung mit einem geeigneten Storagesystem sind Sie in der Lage, Ihre Dokumente gemäß den Anforderungen der Compliance zu archivieren. Alle relevanten Dokumente und Belege können im elektronischen Archiv mit Revisions- und Manipulationssicherheit aufbewahrt werden. Dies gilt für Dokumente in Papierform, Office-Dokumente, Fax- oder E-Mail-Sendungen ebenso wie für Dokumente, die in ERP- oder anderen Fachanwendungen generiert wurden.

Die Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente und der Schutz vor Missbrauch sind durch die Anwendung von Verschlüsselungstechnologien einschließlich einer elektronischen Signatur gewährleistet. Die Erfassungs-, Recherche- und Workflow-Szenarien lassen sich vollständig an die Anforderungen Ihrer